Praktische informatie

Hier vind je alle info over de praktische kant van je weekend: Kamperen, sanitair, vuur stoken, etcetera. De logistieke kant van honderden mensen lekker laten larpen vraagt best wat coördinatie. Dat doen we dus samen! Als iedereen goed zorgt voor zichzelf, elkaar en de omgeving blijven we vrienden met onze gastheren, en zijn we lief voor de natuur.


Kampeerterrein

We spelen Moots en Summonings op Scoutingterrein St. Walrick in Overasselt

Je bent vrij om zelf een plekje uit te zoeken op het volgende veld (kampeerveld A op het kaartje hierboven). Mocht je voor Tijd-uit naar bed willen, dan adviseren wij om de tent zo ver mogelijk aan de achterzijde van het kampeerterrein te plaatsen; achter de eerste bomenrij begint het stilteveld (B). Op het stilteveld houden we het altijd rustig, zonder versterkte muziek of hard praten. Na tijd-uit is het hele OC-terrein stil. Als je dan nog wilt napraten of hangen bij een kampvuur, kan je terecht op het speelterrein.

Het terrein wordt niet bewaakt; laat je waardevolle spullen zo veel mogelijk thuis!

Zowel in het voorjaar als in het najaar kan het bijzonder koud zijn. Bereid jezelf daarop voor met lekker warme slaapzakken en dikke sokken!

Slapen op het speelterrein (E) kan ook. Wel zijn daar voorwaarden voor: Dat mag alleen in een IC-tent (het IC-tentenbeleid vind je verder naar onderen op deze pagina), en met akkoord vanuit de betreffende SL. Het IC-terrein is luidruchtig; als je hier kampeert accepteer je de kans dat jij als laatste slaapt en als eerste weer wakker bent. 


Sanitair en water

Op ons terrein zijn twee sanitairgebouwen. Onze vrijwilligers  maken die tijdens het evenement schoon. Het ene sanitairblok is op de kruising van het OC-kampeerterrein, en de kleine parkeerplaats. Het gebouw bevat vier toiletten en een ruimte met wasbakken en spiegel. Het andere sanitairgebouw is aan de linkerzijde van de infobalie (‘blokhut’, F op het kaartje). Het gebouw bevat zes toiletten en zes warme douches. Let op: de douches hebben een timer van enkele minuten voor waterbesparing. Je hebt geen muntjes nodig voor de douches en wij zorgen voor wc-papier. Er zijn ook wasbakken met spiegels.

Daarnaast zijn er meerdere drinkwaterpunten op het speelterrein. Het is heel fijn om een IC drinkbeker of -fles bij je te hebben.


Eten

Op het speelveld is een cateraar/bar; momenteel hebben we een fijne samenwerking met Ons Thuis. Je kan je van tevoren inschrijven voor catering. Voor een vast bedrag krijg je dan elke dag je maaltijden. Informatie over het aanmelden, prijzen en het menu delen we op onze Discord-server, in het mededelingen-kanaal. Als je je niet aanmeldt voor catering, kan je altijd ter plekke eten en drinken bestellen van het menu. Je kan dan betalen met pin. 

Verder ben je ook welkom om eten te bestellen van horeca in de buurt; je mag altijd van het terrein af om iets te halen, en je kan zelf eten meenemen. Als je warm eten wil klaarmaken, houd dan rekening met het vuurbeleid (lager op deze pagina).  


Uitladen en parkeren

Met de auto navigeer je naar Hessenbergseweg 5 en rijd je daar het bosweggetje in. Je komt dan aan bij op de kleine parkeerplaats. Daar mag je 30 minuten staan om je auto uit te laden – je krijgt van een vrijwilliger een parkeerbriefje met de tijd erop. Er zijn enkele bolderkarren om je spullen te verplaatsen. Binnen 30 minuten moet je je auto naar de hoofdparkeerplaats verplaatsen. 

De route naar de grote parkeerplaats staat op het kaartje als een gele lijn. Je moet vanaf de hoofdweg naar links vlak na een heuveltop.


Afval

Op het terrein zijn containers voor restafval. Neem zelf een vuilniszak mee om het afval bij je tent te verzamelen door het weekend heen. Zijn er grote onderdelen stukgegaan zoals tenten en/of luchtbedden, dan vragen wij jou om dit thuis weg te gooien. Wij hebben namelijk een beperkte capaciteit. Als je je tent weer ingepakt hebt, dan loop je nog een laatste keer rond je gebiedje om te kijken of het echt schoon is. We zijn er supertrots op hoe goed dit meestal gaat!


Tenten op het speelterrein

Kamp van spelersgroep 'de Ravenous'

Kom jij ons speelveld verfraaien met je prachtige IC-tent? Daar worden we heel blij van! Wel zijn er voorwaarden, zodat niemand voor verrassingen komt te staan. Je tent moet van tevoren aangemeld zijn, als je IC wil kamperen. 

We willen graag samen de juiste sfeer neerzetten op het evenement, en dus passen alle tenten die daar staan bij de middeleeuwse/fantasy-sfeer. Er zijn geen harde richtlijnen voor tenten, omdat er veel factoren meespelen die een tent over de streep IC of OC kunnen trekken. Omdat IC-tenten een grote investering zijn, behandelen we tenten liever case by case. In andere woorden: Overweeg je een specifieke tent te kopen, maar wil je zeker weten dat die bij Vortex welkom is? Stuur even een mail naar vortexspelleider@gmail.com en dan kijken we met je mee. 

Tenten die we in principe goedkeuren zijn Sahara’s zonder zichtbare plastic onderdelen. Tenten met houten palen, houten of metalen haringen en touwen scheerlijnen, zoals de landsknecht, vinden we heel mooi. 

Redenen waarom tenten niet voldoende passen bij ons speelterrein zijn bijvoorbeeld: Plastic en polyester materialen, plastic raampjes, plastic scheerlijnen, en kunststof haringen.

Speeltenten en slaaptenten

IC-tenten staan altijd in de kampjes van groeperingen. Dit betekent ook dat we een beperkt aantal tenten kwijt kunnen op het speelterrein. Tenten die open staan voor spel krijgen daarbij voorrang op tenten waarin alleen geslapen wordt.

Speeltenten kan je markeren met een speciaal vlaggetje. Zo’n vlag kun je bij de terreinindeler van jouw groepering verkrijgen en aan het einde van het evenement weer inleveren.

Tentverlichting

Wij adviseren een klein LED lampje op batterij bij de scheerlijnen te plaatsen. Hiermee verklein je de kans op het struikelen en dus schade. Voor stroom in de tenten of kamp zie hiervoor het stroombeleid hieronder.

Een IC-tent aanmelden

Vanuit de groeperingen wordt er, op spelersinitiatief, vaak enkele weken voorafgaand aan een evenement via Discord een indeling gemaakt. Als je nog niet bij een groepering zit, is IC staan daarom meestal niet logisch. (Ook verhalend geldt dit, want de kampen zijn georganiseerde groepen die elkaar goed kennen.) Natuurlijk ben je wel altijd welkom om op het OC-terrein te kamperen, ook met IC-tent. Zit je bij een groepering? Dan kan je aan je groeperings-SL vragen waar je je kan aanmelden om IC te kamperen.

Nieuwe werkwijze; terreinindelers

Sinds Moots I 2024 werken we met terreinindelers per groepering. Omwille van de groei in aanvragen van IC tenten hebben zij samen met het bestuur een richtlijn opgesteld met een prioritering en aanmeldprocedure. Daar lees je alles over in onderstaand document.

Richtlijnen en prioritering IC-tenten

Deze richtlijnen gelden vanaf Summoning 2024; lees ze daarom goed door. In de deelnemersenquête na de Summoning zullen we om feedback vragen over deze manier van werken.


Stroom

Op het IC-terrein zijn stroompunten. In de eerste plaats zijn die er voor het spel: Om theatertechniek en de monstertent te laten draaien bijvoorbeeld. Elke groepering krijgt krijgt ook vanuit de organisatie een gezamenlijk stroompunt, voor verlichting van de kampen. Stroompunten die daarna over zijn, verkopen we aan deelnemers. Mensen die om medische redenen stroom nodig hebben krijgen voorrang. De overgebleven punten verloten we onder de overige deelnemers die dat willen. Wie ingeloot wordt of een medische reden heeft, kan stroom afnemen tegen een vergoeding. Meer informatie en aanmelden gaat via het aanmeldformulier voor stroom. Koop je een stroompunt? Neem dan zelf een waterdichte haspel mee.

De stroomkring waar we mee werken is niet zoals thuis, en heeft een beperkte capaciteit. Je led-verlichting, telefoonoplader en apneu-apparaat gaan helemaal goed! Apparaten die meer stroom gebruiken, zoals waterkokers, niet-medische koelkasten en airfryers belasten de stroomkring teveel: het maximum is 3 ampère per aansluiting. 


Vuurbeleid

Als de natuur niet te droog is, mogen we onder voorwaarden vuurtjes stoken op het terrein! Dat is heel gezellig, want in de avond is het kampvuur de plek waar iedereen zijn eigen verhaal over het spel kwijt kan. Sommige groepen koken zelfs op vuur, helemaal binnen het spelletje.
Helaas is het tegenwoordig vaker droog tijdens het larp-seizoen. Als de terreinbeheerders geen toestemming geven om te stoken, dan doen we dat dus niet. 

Voor heel Nederland gelden de landelijke randvoorwaarden over open vuur. Via deze website kan je een inschatting maken of er het eerstvolgende evenement gestookt mag worden – meer dan dat weten wij zelf ook niet. Sint Walrick te Overasselt valt onder risicogebied Gelderland-ZuidNaast de landelijke eisen hanteert Sint Walrick nog enkele aanvullende regels.

Geen stookverbod

Wanneer stoken toegestaan is, kunnen we genieten van vuur onder deze voorwaarden:

  • op het open veld (niet onder bomen of op heide).
  • altijd op een stenen plaat (op te halen bij de kampstaf).
  • de gebruikte vuurkorf (of soortgelijke) dienen altijd van de grond te staan (tonnen kan je ook krijgen bij de kampstaf).
  • altijd een brandblusser/emmer water in de buurt. We verzorgen per groepering één brandblusser vanuit de organisatie.
  • de instructies vanuit de organisatie (bv. FLM/Nachtwacht) dienen te worden opgevolgd.
  • kaarsen in een container en stabiele ondergrond, beheerd.

Bij stookverbod

Als er een stookverbod geldt, mogen we nog minimaal vuur gebruiken, onder deze voorwaarden:

  • open vuur (kampvuur e.d.) is niet meer toegestaan.
  • koken is overal op het terrein alleen nog toegestaan met een stabiele kampeergaspit op een tafel (je moet de vlam onmiddellijk uit kunnen draaien). Zorg ook hierbij voor een fles/bak water.
  • kaarsen mogen alleen in een afgesloten stormlantaarn en er moet altijd iemand bij zijn.
  • rooksignalen/bommen e.d. zijn niet toegestaan. (Ook niet in een voorwerp zoals een ketel van de grond).

Tafels & Banken

Het is mogelijk om zogenaamde biertafelsets te huren vanuit VA (één tafel met twee bijbehorende bankjes). Als je tafels besteld hebt dan kan je ze ophalen op de kleine parkeerplaats. Aan het einde van het evenement breng je ze daar zelf weer terug. Tip: Neem een tafelkleed of een andere vorm van versiering mee! Hierdoor lijkt de tafel met een klein beetje moeite meer deel van het spel.

Tafels en banken bestel je via het inschrijfformulier. Heb je je ticket al besteld of heb je een jaarpakket? Geen probleem; er is een apart inschrijfformulier voor tafels en banken. Voor meer vragen/opmerkingen kan je mailen naar vapenning@gmail.com.


Verzekeringen

VA is verzekerd voor schade die ontstaat door fouten en ongelukken door de organisatie, waaronder vrijwilligers. Daar valt natuurlijk niet alles onder wat er mis kan gaan; daarom adviseren wij om aanvullend een reisverzekering, en een WA-verzekering af te sluiten. Een reisverzekering kan inspringen als er vakantie-gerelateerd dingen misgaan. Je kan je verzekeraar aan de telefoon vragen of ze larp/lait-evenementen dekken. De WA-verzekering vergoedt schade die jij per ongeluk veroorzaakt aan andermans spullen.