Event Guide Summoning: 15 t/m 18 augustus 2024
In deze gids vind je zoveel mogelijk praktische informatie over het komende evenement!
De teasers om je alvast in de stemming te brengen, delen we via Facebook en Discord. Ook delen we daar meer praktische details. (Op Discord is het gezelliger, maar op Facebook kan je meelezen zonder een account aan te maken.)
Locatie
Scoutingterrein Sint Walrick
6611 KG Overasselt
Website St. Walrick
Navigeer naar Hessenbergseweg 5; tegenover de woning op dat adres kan je over een eigen weg het bos in rijden naar de kleine parkeerplaats. Vrijwilligers vangen je daar op.
Met het OV kan je naar St.Walrickweg 11 om meteen in te checken bij de informatiebalie, via bushalte Overasselt, St. Walrick.
Bootcamp
Voor aanvang van elk evenement organiseren we een larp-bootcamp voor nieuwe en beginnende spelers. We behandelen van alles, bijvoorbeeld veilig vechten, mooie roleplay en rituelen. Lijkt het jou leuk om mee te doen? Vink dan aan dat je meedoet op je inschrijfformulier. Ben je al ingeschreven maar wil je alsnog meedoen? Stuur dan een mailtje naar: vabootcamp@gmail.com. Verzamelen om 18:00 uur bij de kampvuurplaats (‘Leeuwenkuil’).
Introquest
Elk evenement organiseren we een Introquest voor nieuwe personages. Daarin verzorgen wij een introductie en sneak preview van het verhaal van dit evenement, waarmee jij hopelijk met een vliegende start het spel begint! Het is een kans om met weinig risico je nieuwe personage te gaan ‘uitproberen’, om supersnel een idee te krijgen van waar het plot over gaat, en een moment om alvast wat connecties te leggen. De Introquest eindigt er altijd mee dat de nieuwe karakters op het hoofdveld belanden. Deelname is niet verplicht, maar het helpt veel mensen wel. Meedoen? Schrijf je dan in via het inschrijfformulier. Heb je je kaartje al en wil je je alsnog aanmelden? Mail naar vaspelleider@gmail.com. Verzamelen om 19:30 uur bij de Monstertent.
Familiedorp
Na een succesvolle eerste editie van het familiedorp op de Summoning komt er dit jaar een vervolg. Een apart gebied speciaal voor de allerkleinsten en hun ouders. Meer informatie volgt.
Noodnummer
Zorg ervoor dat een thuisblijver op de hoogte is van jouw weekend weg! Laat het adres van Sint Walrick achter en een noodnummer. Bij absolute nood! is het nummer vanaf tijd-in t/m tijd-uit, 24/7 bereiken via het volgende telefoonnummer: 06 42 67 62 80
Catering/eten
Catering informatie volgt.
Je eigen eten verzorgen mag natuurlijk ook; houd wel rekening met het vuurbeleid. Moderne oplossingen zijn alleen toegestaan op het OC-terrein.
Terreinindeling
De terreinindeling voor het aankomende evenement is als volgt. Wil je je tent IC hebben staan? Neem dan de informatie over tenten op het speelterrein goed door.
Aankomen op woensdag of donderdag
Je kan via het inschrijfformulier een extra overnachting kopen bij je kaartje. Dan mag je op woensdag alvast aankomen, om rustig je kamp op te bouwen en een nachtje gezellig te kamperen. Je bent dan welkom vanaf 15:00 uur.
Op donderdag ben je welkom vanaf 12:00.
Kom je op donderdag vroeg, of zelfs al op woensdag? Dan verzoeken we je om de opbouwploeg niet af te leiden met vragen en/of bijkletsen. Zij zijn immers hard bezig om het terrein op te bouwen zodat wij met zijn allen op tijd met het spel kunnen beginnen.
Spullen lossen & parkeren
Als je op de locatie aankomt volgens de navigatie-instructies hierboven, dan kom je uit op de ‘kleine parkeerplaats’ tussen het speelveld en het OC-slaapterrein. Je mag daar je auto kort neerzetten om je spullen uit te laden. Er zijn wat bolderkarren op het terrein om dat makkelijker te maken.
Zodra je je spullen naar je IC-kamp, of je OC-kampeerplekje gebracht hebt, verplaats je je auto naar de grote parkeerplaats. Elke auto krijgt dertig minuten de tijd voor het uitladen. Van een vrijwilliger krijg je een briefje met de tijd erop.
Route: over de eigen weg door het bos terug naar de hoofdweg, rechts en dan eerste mogelijkheid naar links, direct na een heuveltop. Bij de ingang van het parkeerterrein zie je een VA-logo. Auto’s die blijven staan op de tijdelijke parkeerplaats kunnen weggesleept worden.
Google weet niet dat de eigen weg bestaat, dus navigeren werkt pas vanaf de grote weg, en dan ben je er ook meteen bijna.
Tijdsplanning
Donderdag – Aanloop tot start evenement
12:00 – Welkom op het terrein.
18:00 – Start Bootcamp bij de kampvuurplek (zie kaart).
18:30 – Voor NPCs: Welkomstpraatje vanuit de Monster-spelleiding in de Monstertent, en voorbereiden!
19:00 – Welkomstpraatje vanuit het bestuur & SL in de Vijfhoek/Pentagon.
19:30 – Start Introquest voor nieuwe spelers/karakters. We verzamelen bij de lantaarnpaal op de parkeerplaats (zie kaart).
19:45 – Welkomstpraatje vanuit de groeperingen. Als je (nog) geen groepering hebt, sluit je dan aan bij één van de praatjes.
20:00 – Tijd In!
Speeltijd
We faciliteren spel vanaf 10:30 uur, behalve op donderdag, want dan beginnen we om 20:00. We gaan daarmee door tot 02:00 uur, behalve op zondag, dan stoppen we om 15:00 uur.
Vanaf ongeveer 18:00 uur tot 19:30 uur faciliteren we géén spel, zodat NPC’s en spelleiders kunnen eten. (En voor de spelers bepalen wij dat niet, maar we zien wel heel graag dat die ook goed eten!)
Incheck, infobalie
Iedere deelnemer moet zich aanmelden bij de infobalie. Wij moeten namelijk bijhouden hoeveel mensen er zijn. Bij het inchecken maak je eventueel nog je betaling in orde, krijg je je deelnemersbandje en haal je als speler je envelop met karakterformulier op. Let op! Je kunt hier alleen pinnen, we accepteren geen contant geld.
Je bent bij de infobalie ook van harte welkom om algemene vragen te stellen!
Openingstijden (voorlopige inschatting)
Donderdag: 14:00 – 21:00
Vrijdag: 9:30 – 11:00
Zaterdag 9:30 – 11:00
Zondag: Een uur na tijd-uit – 18:00
Kom je aan buiten deze openingstijden? Mail dan alvast naar vainfobalie@gmail.com. Jullie kunnen samen afspreken dat je polsbandje (en spelersenvelop) via een bekende of spelleider bij jou komen.
Einde evenement
Aan alles komt uiteindelijk weer een eind. Rond 15:00 sluiten we de Summoning af met een kort praatje in onze centrale plek, het Pentagon. Als deelnemer vragen wij jou om op de zondag tijd in te plannen voor de afbouw. Als iedereen een uurtje meewerkt, kunnen we gezamenlijk de grootste klussen aanpakken zodat de afbouwploeg het in de avond en op maandag af kan maken. Bij voorbaat dank!
Spelers moeten hun envelop weer inleveren, zodat de infobalie veranderingen kan verwerken. Dat heet uitchecken. De uitcheck gaat open zodra de afbouw van algemene spelelementen ver genoeg is, en gebeurt weer bij de infobalie.