Handelaren moeten zich vooraf per e-mail aanmelden bij het bestuur. Het bestuur kan vragen om foto’s van de kraam, een indicatie van het assortiment, et cetera. Hierop beslist het bestuur of de handelaar in kwestie welkom is. Na een positieve beslissing vult de handelaar het inschrijf-formulier voor handelaren in.

Toegang tot het terrein

• Handelaren zijn vanaf de laatste opbouwdag voor het evenement welkom.
  (Als het evenement op vrijdag begint, betekent dit vanaf donderdagochtend welkom).
• Handelaren mogen hiertoe laden/lossen voor de blokhut.
• Auto’s en aanhangwagens mogen niet het terrein op.
• Handelaren dienen bij het opbouwen/afbreken rekening te houden met de speeltijden van het evenement en overlast te minimaliseren.
• Parkeren geschiedt op een door de FLM aangewezen plaats.

Tenten

• Handelaren worden aangemoedigd om IC verantwoorde tenten te gebruiken, maar dit is niet verplicht. Wel kan het uiterlijk van de tent invloed hebben op de toegewezen standplaats voor de tent.
• Verlichting is alleen toegestaan indien deze IC-verantwoord is, of als deze binnen de tent blijft.

Veiligheid

Indien een handelaar LARP wapens verkoopt van merken welke bij het bestuur of bij de wapenkeuring van Vortex Adventures niet bekend staan als ‘goed’, dan zal Vortex Adventures vooraf een keuring doen. Afgekeurde wapens mogen niet verhandeld worden.

Prijsbeleid

• Het tarief is inclusief evenementlidmaatschap en overnachtingen.
• Het tarief wordt niet verminderd bij kortere aanwezigheid.
• Het tarief wordt niet aangepast als de handelaar een paar uur mee komt helpen ‘monsteren’ en handelaren zijn ook welkom om dat te komen doen.
• Als de handelaar, naast handelen, ook wil komen spelen, dan is het tarief voor die persoon gelijk aan het reguliere tarief voor spelers.