Event Guide


Inschrijving Moots 1

In de loop van de maanden wordt de pagina verder aangevuld met actuele informatie. 


IC Teasers


Data 

Moots 1:  13 t/m 15 mei 2022. Check vooral ook Data & Kosten voor alle toekomstige evenementen.


Locatie

Scoutingterrein Sint Walrick
6611 KG Overasselt
Website St. Walrick


Prijzen

Eerstvolgend evenement:

De kosten kunnen in 2022 worden aangepast. De informatie wordt na bepaling zo snel mogelijk bepaald en bijgewerkt.  [geplaatst op: 18-10-2021]

Voorinschrijving Aan de poort
Event lidmaatschap VA* € 5 Niet mogelijk
Speler € 55 Niet mogelijk
Vrijwilliger € 40 Niet mogelijk
NPC/SL/Op- & afbouw € 1** Niet mogelijk
Kinderen (0-11 jaar) € 15 Niet mogelijk
Kinderen (12-15 jaar) € 27,50 Niet mogelijk

*Afname is voor iedereen verplicht (dus ook voor NPC/SL/Op-en afbouwers).

Aanvullende opties:

Voorinschrijving Aan de poort
Extra overnachting € 7,50 Niet mogelijk
Stroom (per aansluiting) € 20 Niet mogelijk
Set tafel en banken € 18 Niet mogelijk

Hoe zat het ook alweer met…

Voorbereidend op de inschrijving

Het evenement

Specifiek voor nieuwe spelers (met kids) & NPC’s


Aanmelding bootcamp

Voor aanvang van elk evenement organiseren we een LARP bootcamp voor nieuwe en beginnende spelers. Hierin worden diverse facetten binnen LARP behandeld. Denk bijvoorbeeld aan veiligvechten, Roleplay & Rituelen. Lijkt het jou leuk om mee te doen?  Schrijf je dan in via: vabootcamp@gmail.com.  Zie de tijdsplanning, hoe laat je op welke plek verwacht wordt.


Noodnummer

Zorg ervoor dat een thuisblijver op de hoogte is van jou weekend weg! Laat het adres achter en een noodnummer.  Mocht er iets gebeuren dan kunnen zij het evenement (vrijdag 20:00 t/m zondag 20:00) 24/7 bereiken via het volgende telefoonnummer:  06-34435185. 


Rituelen?

Maak je gebruik van eigen muziek bij rituelen?  Neem dit dan als mp3(hi-res), flac, m4a  formaat mee naar het evenement. 



Relevante info voor de startdag

Coronarichtlijnen

Als deelnemer ben je verplicht om op de hoogte te zijn van de Coronarichtlijnen. Lees daarom de volgende pagina goed door.

Algemene procedure aankomst:

De gewenste procedure hiervoor is dat je je raam dicht houdt en de QR-code tegen het raam aan houd om vervolgens hetzelfde te doen met je geldige legitimatiebewijs. Er zal ook een uiterlijke tijd zijn waarna je op de vrijdag niet meer binnen kan komen. Deze vind je hieronder in het schema.

Tijdsblokken (aankomsttijden):

Buiten de onderstaande tijden is toegang tot het terrein niet meer mogelijk. 

  • Donderdag (opbouwers): 08:00 – 10:00
  • Donderdag (gasten): 14:00 – 16:00  en  19:00 – 21:00 
  • Vrijdag: 09:00 – 21:00
  • Zaterdag: 09:00 – 12:00
  • Zondag: Enkel in overleg met het bestuur via vasecretaris@gmail.com. 

Richtlijnen overheid:

  • Bij aankomst dien je een negatief Coronabewijs te laten zien. Dit kan je vaccinatiebewijs of een testbewijs van minder dan 24 uur oud zijn. Vergeet ook niet je legitimatie mee te nemen!
  • De overheid stelt ook dat wij periodiek moeten controleren, het is daarom verplicht dat jullie je iedere ochtend voor 12:00 uur melden bij de scanlocatie (met uiteraard je QR-code & legitimatiebewijs). Dit zijn, ofwel de parkeerwacht als je aankomt, ofwel op het pad richting de blokhut ten hoogte van de vrachtwagen. Per dag wordt er gewerkt met andere kleuren bandjes, mocht je voor 12:00 niet zijn geweest, wordt je verzocht het evenement te verlaten. 
  • Reis je middels het openbaar vervoer?  Het dragen van een mondkapje blijft verplicht.
  • Wij gebruiken, zolang de regels gelden, één ingang/uitgang. De ingang voor automobilisten (zie spullen lossen/parkeren). Dit betekent dat mensen die met het openbaar vervoer komen een stukje moeten omlopen.
  • Het bestuur is aanspreekpunt voor alle Corona gerelateerde vragen. Discussies zullen echter niet worden gevoerd.

Aanvullende wensen bestuur: 

  • Geef niet iemand zomaar een (ouderwetse LARP) knuffel of een beleefde hand zonder haar/zijn toestemming.
  • Zorg dat je een eigen beker meeneemt voor bijvoorbeeld de deelfles aan het vuur of de fles water op tafel (kortom, drink vooral niet met zijn allen uit dezelfde fles/beker etc.)
  • Houdt rekening met de hygiëne. Was/desinfecteer je handen meerdere malen per dag. Wij zorgen voor de benodigde spullen.

Externe catering: 

  • Thuisbezorgd en soortgelijke mogen leveren, maar ze mogen het terrein (IC/OC/tijdelijke Parkeerplaats) niet op.  Vang ze daarom op ten hoogte van ingang tijdelijke parkeerplaats of aan de hoofdweg. 
  • Het is toegestaan om bij het pannenkoekenhuis wat te gaan eten, zolang je maar je polsbandje om houdt.  

IC- zaken ontstaan door Corona

  • IC verklaring van onze afwezigheid. Zie recente geschiedenis.
  • Alle Items /Lammy’s e.d. krijgen een ‘+ 2 jaar’ en zijn daarmee niet vergaan.
  • Lopend plot: Ga er vanuit dat wij blanco, met nieuw plot beginnen. Inmiddels zijn wij twee jaar verder en er heeft een grote wisseling plaatsgevonden in aantal SL’s. 

Donderdag gasten

Controleer de tijdsblok vanaf wanneer jij welkom bent op het terrein. Eerder is niet mogelijk omdat dit onpraktisch is met de opbouw. Let op, je betaald hier een extra overnachting voor. Voor de vrijdag en zaterdag gelden er uiteraard ook tijdsblokken. 


Spullen lossen & Parkeren

Als je op de locatie aankomt is de eerste actie parkeren. Vanaf dit punt heb je 30 minuten om  je auto uit te laden. Er zijn enkele bolderkarren beschikbaar om je spullen te verplaatsen. We willen je er op wijzen dat dat je auto daarna naar de hoofdparkeerplaats verplaatst moet worden (route: Terug naar de hoofdweg, rechts en dan eerste mogelijkheid naar links (terreiningang)).  De ingang staat gekenmerkt met het VA logo. Daarnaast kunnen de parkeerwachten je voorzien van verdere instructies. Auto’s die blijven staan op de tijdelijke parkeerplaats kunnen weggesleept worden. 

Coronaparkeren


Incheck, algemene vragen & karakters

Als je vragen hebt, kun je altijd terecht bij de infobalie (zie terreinindeling voor de locatie). Hier maak je eventueel nog je betaling in orde, je vult een eigen verklaring in en je haalt je karakterformulier op. Let op, je kunt hier alleen pinnen, contanten worden niet geaccepteerd. 


Tent opzetten & bestelde tafelsets ophalen

Een gewoon slaap/hedendaagse tent kun je opzetten op het kampeerveld (OC-veld). Heb je een IC-tent en hij voldoet aan het IC-tentenbeleid, overleg dan (wanneer dit nog niet is gebeurd) met je groepering waar je deze opzet. De tafels zijn te vinden op de parkeerplaats. Je kunt hier je bestelde sets afhalen.


Tijdsplanning

Speler

  • 18:00 – Start Bootcamp voor de infobalie. Je wordt hier opgevangen door Sjors & Jasper.
  • 19:00 – Welkomstpraatje vanuit het bestuur & SL in de vijfhoek.
  • 19:30 – Start Introquest voor nieuwe spelers/karakters. Je wordt verwacht bij de monstertent.
  • 19:45 – Welkomstpraatje vanuit de groeperingen. Als je (nog) geen groepering hebt, sluit je dan aan bij één van de praatjes.
  • 20:00 – Tijd In!

NPC

  • 18:00 – Start Bootcamp voor de infobalie. Je wordt hier opgevangen door Sjors & Jasper.
  • 19:00 – Welkomstpraatje vanuit het bestuur & SL in de vijfhoek.
  • 19:30 – Welkomstpraatje vanuit de Monster SL in de monstertent + voorbereiden op Tijd In.
  • 20:00 – Tijd In!

Het spel wordt gedurende het weekend ondersteund tussen de volgende tijdstippen

  • 20:00 tot +/- 02:00  [Vrijdag]
  • 10:30 tot +/- 02:00   [Zaterdag]
  • 10:30 tot +/- 15:00    [Zondag]
  • Zondag 15:00: Tijd-uit praatje van de organisatie + einde evenement.

Terreinindeling

Terreinindelingv2


Catering op het evenement

Op het moment dat er meer informatie beschikbaar is over de catering zullen wij u hierover informeren. 

In het algemeen geldt:

  • De Catering staat los van het evenement en wordt verzorgd door een derde partij. Contact loopt rechtstreeks via die partij.
  • Het is toegestaan om zelf IC/OC te koken of op andere wijze eten te laten bezorgen.
    • Wanneer er code geel/rood geldt, is alleen op gas/elektriciteit toegestaan.
    • In verband met corona zijn er aanvullende randvoorwaarden gesteld aan bezorgdiensten en externe cateraars. Check voor meer informatie de corona richtlijnen.

Einde evenement

Aan alles komt uiteindelijk weer een eind. Zo ook het evenement.  Rond 15:00 zal het bestuur afsluiten met een kort praatje. Als deelnemer aan de Vortex vragen we je om zondag tijd in te plannen voor de afbouw. Als iedereen een uurtje meewerkt, kunnen we gezamenlijk de grootste klussen aanpakken zodat de afbouwploeg het op zondagavond en maandag af kan maken. Bij voorbaat dank.