Event Guide


Inschrijving Summoning

De inschrijvingen zijn geopend! Zie de pagina Inschrijvingen door de link te openen of middels de rechterzijde van het menu. [07-07-2022]


IC Teasers

Voorafgaand aan het evenement zullen enkele Teasers worden vrij gegeven via Facebook, Discord en de website! Controleer ze snel! [07-07-2022]


Data 

Summoning: 19 augustus t/m 22 augustus 2022. Check vooral ook Data & Kosten voor alle toekomstige evenementen en de bijbehorende kosten. [07-07-2022]


Locatie

Scoutingterrein Sint Walrick
6611 KG Overasselt
Website St. Walrick


Hoe zat het ook alweer met…

Voorbereidend op de inschrijving

Het evenement

Specifiek voor nieuwe spelers (met kids) & NPC’s


Bootcamp

Voor aanvang van elk evenement organiseren we een LARP bootcamp voor nieuwe en beginnende spelers. Hierin worden diverse facetten binnen LARP behandeld. Denk bijvoorbeeld aan veiligvechten, Roleplay & Rituelen. Lijkt het jou leuk om mee te doen?  Schrijf je dan in via het inschrijfformulier. Zie de tijdsplanning, hoe laat je op welke plek verwacht wordt. Mocht je, je bedenken en op een later moment alsnog willen inschrijven? Stuur dan een mailtje naar: vabootcamp@gmail.com. [07-07-2022] 


Introquest

Elk evenement wordt er een Introquest voor nieuwe personages georganiseerd. Zoals de naam aangeeft verzorgen wij een introductie en Sneak preview van het verhaal wat dit evenement gaat lopen, waarmee jij hopelijk met een vliegende start het spel begint! Uiteraard is deelname niet verplicht, maar lijkt het jou leuk om mee te doen? Schrijf je dan in via het inschrijfformulier. Zie tevens de tijdsplanning, hoe laat je op welke plek verwacht wordt. [07-07-2022]


Noodnummer

Zorg ervoor dat een thuisblijver op de hoogte is van jouw weekend weg! Laat het adres achter en een noodnummer. Bij absolute nood! is het nummer vanaf tijd-in t/m tijd-uit, 24/7 bereiken via het volgende telefoonnummer: 06-34435185*.   

* Het telefoonnummer kan mogelijk nog worden aangepast. Gelieve vlak voor het evenement het nummer nogmaals controleren[08-07-2022] 


Rituelen

Maak je gebruik van eigen muziek bij rituelen? Neem dit dan als mp3(hi-res), flac, m4a formaat mee naar het evenement. [07-07-2022]


Donderdag gasten

Vanaf 13:00 ben je welkom op het terrein. Hiervoor is het boeken van een extra overnachting noodzakelijk, dit is mogelijk via het inschrijfformulier. Mocht je er rond dit tijdstip al zijn? Dan het verzoek om de opbouwploeg niet af te leiden met vragen en/of bij-praat-momenten. Zij zijn immers hard bezig om het terrein op te bouwen zodat wij met zijn alle op tijd met het spel kunnen beginnen. [12-07-2022]


Vrijdag aankomst

Vanaf 12:00 ben je welkom op het terrein. Mocht je er rond dit tijdstip al zijn?  Dan het verzoek om de opbouwploeg niet af te leiden met vragen en/of bij-praat-momenten. Zij zijn immers hard bezig om het terrein op te bouwen zodat wij met zijn alle op tijd met het spel kunnen beginnen. [ 12-07-2022]


Spullen lossen & Parkeren

Als je op de locatie aankomt is de eerste actie parkeren. Vanaf dit punt heb je 30 minuten om  je auto uit te laden. Er zijn enkele bolderkarren beschikbaar om je spullen te verplaatsen. We willen je er op wijzen dat dat je auto daarna naar de hoofdparkeerplaats verplaatst moet worden (route: Terug naar de hoofdweg, rechts en dan eerste mogelijkheid naar links (terreiningang)). De ingang staat gekenmerkt met het VA logo. Daarnaast kunnen de parkeerwachten je voorzien van verdere instructies. Auto’s die blijven staan op de tijdelijke parkeerplaats kunnen weggesleept worden. 

Coronaparkeren

[07-07-2022]


Incheck, algemene vragen & karakters

Als je vragen hebt, kun je altijd terecht bij de infobalie (zie terreinindeling voor de locatie). Hier maak je eventueel nog je betaling in orde, je vult een eigen verklaring in en je haalt je karakterformulier op. Let op! Je kunt hier alleen pinnen, contanten worden niet geaccepteerd. [07-07-2022]


Tent opzetten & bestelde tafelsets ophalen

Een gewoon slaap/hedendaagse tent kun je opzetten op het kampeerveld (OC-veld). Heb je een IC-tent en hij voldoet aan het IC-tentenbeleid, overleg dan (wanneer dit nog niet is gebeurd) met je groepering waar je deze opzet (Discord/Facebook/Mail). Let erop dat het alleen toegestaan is om een IC tent binnen een groeperingsvlak te plaatsen. De tafels zijn te vinden op de parkeerplaats. Je kunt hier je bestelde sets afhalen. Lees vooral ook de terreinindeling voor eventuele bijzonderheden dit evenement. [12-07-2022]


Wapencheck

Speler

Komend evenement zal er weer een wapenkeuring zijn voor alle steeksperen, schilden, pijlen, (kruis)bogen en andere wapens. Voor zelfgemaakte wapens is de keuring verplicht, voor gekochte wapens is het aanbevolen. Ook belangrijk: pantsers mogen geen scherpe randen of punten hebben. Twijfel je of je pantser veilig is, kom dan ook met je pantser naar onze keurders. De keuring gebeurt tussen 14:00 – 18:00 bij het betonnen bankje, links van de informatiebalie. Mocht je tussen deze tijden nog niet aanwezig zijn, dan kan je later bij Tiartal vragen naar Esther (OC)/Moeder Vlam (IC). Vergeet niet om je wapens te verzorgen voordat je ze gaat gebruiken. 

NPC

NPC’s laten ook hun wapens checken tussen 14:00 en 18:00 bij het bankje voor de blokhut. Ben je er dan nog niet, dan kan je later nog terecht in de monstertent bij Rutger.

Wat als mijn wapen is afgekeurd?

Bij twijfel over afkeur worden de wapens ook door een andere keurder gecontroleerd. Wanneer deze het wapen ook afkeurt mag je jouw afgekeurde wapen(s) veilig wegleggen in jouw tent of auto en hem pas weer na het evenement erbij pakken. Ga bij afkeuring alsjeblieft niet in discussie met de keurders.  [11-07-2022]


Koken op het terrein

Het is toegestaan je eigen maaltijd voor te bereiden (In game /Out of game). De wijze waarop gekookt mag worden is afhankelijk van de droogte, zie hiervoor het vuurbeleid.  

Huidige code terrein: Oranje/Rood [Code 2]: Algeheel vuurverbod*. [10-08-2022]

*Let op: De code kan altijd veranderen. Controleer daarom de Event Guide vlak voorafgaand evenement nogmaals.  


Catering

De catering zal dit evenement worden verzorgd door: “Ons Thuis“. Controleer de volgende pagina voor de geldende menukaart en/of hoe je, je wensen/allergieën kunt valideren bij de Cateraar. Houdt er rekening mee dat het noodzakelijk is om te registreren voor het avondeten. Dit kan uiterlijk tot 17 augustus middels dit formulier.

Mocht je dit bericht te laat lezen. Bij noodgevallen kan je dit ook nog bij de cateraar zelf op het terrein (mits de voorraad dit toestaat) kopen. Maar houdt er rekening mee, OP=OP[01-08-2022]


Tijdsplanning

Om discussies te voorkomen. Tijdens de SUM gaan wij uit van de volgende tijdstippen: 

Speler

Start tot het evenement

  • 15:45 – Start workshops bij het vennetje (midden op het IC terrein), aanmelden niet nodig.
  • 18:00 – Start Bootcamp voor de infobalie. Je wordt hier opgevangen door Sjors.
  • 19:00 – Welkomstpraatje vanuit het bestuur & SL in de Vijfhoek/Pentagon.
  • 19:30 – Start Introquest voor nieuwe spelers/karakters. Je wordt verwacht buiten de monstertent.
  • 19:45 – Welkomstpraatje vanuit de groeperingen. Als je (nog) geen groepering hebt, sluit je dan aan bij één van de praatjes.
  • 20:00 – Tijd In!

Openingstijden Infobalie

Tijdens de volgende momenten is er iemand van het infobalie-comité fysiek aanwezig. Uiteraard blijft de infobalie na de onderstaande genoemde tijden open voor alle “Self-service” mogelijkheden.

  • Vrijdag:   10:00 – 21:00
  • Zaterdag 9:30 – 11:00
  • Maandag: Een uur na tijd-uit – 18:00

NPC

  • 15:45 – Start workshops bij het vennetje (midden op het IC terrein), aanmelden niet nodig.
  • 18:00 – Start Bootcamp voor de infobalie. Je wordt hier opgevangen door Sjors.
  • 18:30 – Welkomstpraatje vanuit de Monster SL in de monstertent + voorbereiden op Tijd In.
  • 20:00 – Tijd In!

Algemeen

Het spel wordt gedurende het evenement ondersteund tussen de volgende tijdstippen:

  • 20:00 tot +/- 02:00  [vrijdag]
  • 10:30 tot +/- 02:00   [zaterdag]
  • 10:30 tot +/- 02:00   [zondag]
  • 10:30 tot +/- 15:00    [maandag]. Hierna volgt een tijd-uit praatje in het Vijfhoek/Pentagon + einde evenement.

Avondeten

  • [Alle dagen] 18:00 +/- 19:30. Avondeten SL’s/Figuranten – Binnen dit tijdsframe zal geen spel gefaciliteerd worden.  

[04-08-2022]


Terreinindeling

Het naastgelegen grasveld (Ruïne veld) is tijdens het evenement verhuurd aan een derde partij (kinderkamp). Uiteraard zijn er goede afspraken gemaakt en is het niet de bedoeling dat de kinderen zomaar het door ons gehuurde terrein oplopen. Echter om er zeker van te zijn dat dit voor de rest geen effect heeft op ons spel, zijn er enkele veranderingen doorgevoerd:

  • Grove: Is verplaatst naar het kamp van de Jkalen Kulo. Ter compensatie heeft de groepering meer ruimte gekregen op het hoofdterrein.
  • de Steen: (niet zichtbaar op de kaart), wordt zover mogelijk achter op het ‘Syndicatenveld’ geplaatst. De groepering heeft wat meer ruimte gekregen aan de voorzijde van het veld + hoofdterrein.
  • Syndicaten groepering: In verband met de bereikbaarheid van het stroomkring, is het veld permanent naar voren verplaatst.

Overige punten om te benoemen:

  • vanwege het kinderkamp is de Ruïne voor ons dit evenement op geen speelbare plek.
  • de aanpassing is puur om OC redenen. In het spel staan de Grove/Steen gewoon nog op hun huidige plek.
  • het verder indelen van de groeperingsvelden lopen via de betreffende Groeperingen Spelleiders (GSL’s) via Discord/Facebook. Houdt er rekening mee dat speeltenten altijd voorgaan op slaaptenten en dat er geen (spelers)tenten buiten de groeperingsgronden mogen worden geplaatst. Ben je van plan met een IC-tent komen, maar behoor je nog niet tot een groepering?  Kies dan een groepering om dit evenement “te gast” te zijn.

[12-07-2022]


Einde evenement

Aan alles komt uiteindelijk weer een eind, zo ook het evenement. Rond 15:00 zal het bestuur afsluiten met een kort praatje. Als deelnemer aan de Vortex vragen wij jou om op de afsluitende dag tijd in te plannen voor de afbouw. Als iedereen een uurtje meewerkt, kunnen we gezamenlijk de grootste klussen aanpakken zodat de afbouwploeg het op in de avond en de dag erna af kan maken. Bij voorbaat dank! [07-07-2022]


Tekencontrole

Controleer bij thuiskomst altijd op teken, zie de volgende pagina voor meer informatie zoals de te controleren gebieden. [07-07-2022]