STATUTEN

De naam van de vereniging

1. Naam van de vereniging is: Vortex Adventures.

De zetel van de vereniging

2. De vereniging is gevestigd in Utrecht.

De tijd waarvoor de vereniging is opgericht

3. De vereniging is opgericht voor onbepaalde tijd.

Het doel van de vereniging

4. Het doel van de vereniging is:

  • het verantwoord live role&play te bevorderen en de kennis over live role&play bij haar leden te vergroten;
  • leden ongeacht afkomst of achtergrond samen te brengen in gezamenlijke, ontspannende en sociale spelen en bezigheden, teneinde nieuwe vaardigheden te leren en persoonlijke groei te bewerkstelligen, zowel op het vlak van sociale als praktische vaardigheden.
  • De vereniging heeft géén winstoogmerk.

De middelen waarmee de vereniging haar doel wil bereiken

5. De vereniging probeert haar doel te bereiken onder meer door:

  • het organiseren van live role&play evenementen voor haar leden;
  • haar leden samen te brengen op live role&play evenementen én op workshops, cursussen, gezelschapsspelen en andere samenkomsten.

De geldmiddelen van de vereniging

6. De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

  • de contributies van de leden;
  • de inkomsten uit haar vermogen;
  • de opbrengsten van de door de vereniging georganiseerde evenementen;
  • subsidies, schenkingen, erfstellingen en legaten;
  • eventuele andere baten.

Het verenigingsjaar

7. Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar.

Over de leden

8.1. De vereniging kent gewone leden en buitengewone leden. Waar in deze statuten over «leden», «lid» of «lidmaatschap» wordt gesproken, worden/wordt daaronder alleen gewone leden of gewoon lidmaatschap verstaan.

8.2. Tussen de vereniging en de gewone leden bestaat een lidmaatschapsverhouding, die in deze statuten nader is geregeld.

8.3. Tussen de vereniging en de buitengewone leden bestaat geen lidmaatschapsverhouding, maar een contractuele verhouding. De rechten en plichten van buitengewone leden worden bij huishoudelijk reglement geregeld.

Over de aanmelding voor het lidmaatschap

9.1. Wie lid van de vereniging wil worden, moet zich daarvoor schriftelijk opgeven bij het bestuur van de vereniging.

9.2. Over het toelaten van een lid beslist het bestuur.

9.3. Als het bestuur iemand niet als lid van de vereniging toelaat, moet het de afgewezene binnen vier weken na het bestuursbesluit schriftelijk en met opgave van redenen van de afwijzing in kennis stellen.

9.4. In geval van niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.

Over de verplichtingen van de leden

10. De leden (met uitzondering van bestuursleden) moeten elk jaar een door de algemene vergadering vastgestelde contributie betalen. Bij huishoudelijk reglement wordt de contributieverplichting nader geregeld.

Hoe het lidmaatschap eindigt

11. Het lidmaatschap eindigt in elk van de volgende gevallen:

  • door opzegging door het lid;
  • door opzegging door het bestuur namens de vereniging;
  • door ontzetting uit het lidmaatschap door de algemene vergadering;
  • door overlijden van het lid.

Over opzegging van het lidmaatschap door het lid

12. Als een lid zijn lidmaatschap wil eindigen, moet hij dat schriftelijk en ten minste vier weken vóór het einde van het verenigingsjaar opzeggen.

Over opzegging van het lidmaatschap door de vereniging

13.1. De vereniging kan het lidmaatschap van een lid eindigen als het lid zijn contributie niet betaalt, eventuele andere verplichtingen tegenover de vereniging niet nakomt of als om welke reden dan ook redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden dat zij het lidmaatschap laat voortduren.

13.2. De opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging gebeurt door het bestuur; het bestuur moet dat schriftelijk doen en het lid daarbij de reden voor de opzegging meedelen.

13.3. Het lid kan tegen het bestuursbesluit waarbij hem zijn lidmaatschap is opgezegd, bij de algemene vergadering in beroep gaan.

Over ontzetting uit het lidmaatschap

14.1. De algemene vergadering kan besluiten een lid uit het lidmaatschap te ontzetten; zij kan zo’n besluit alleen maar nemen als het lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of als het lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

14.2. Meteen na zo’n besluit van de algemene vergadering stelt het bestuur het lid daarvan schriftelijk op de hoogte en deelt hem daarbij de reden voor de ontzetting mee.

Over het schorsen van een lid

15.1. Het bestuur kan een lid voor een periode van ten hoogste drie maanden schorsen; het bestuur moet zijn besluit schriftelijk aan het lid meedelen en hem daarbij ook de reden van de schorsing opgeven.

15.2. Zolang zijn schorsing duurt, mag het lid zijn lidmaatschapsrechten niet uitoefenen, maar moet hij wel zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging blijven nakomen.

15.3. Het lid kan tegen het schorsingsbesluit van het bestuur bij de algemene vergadering in beroep komen.

Over het in beroep gaan door een lid

16.1. Het lid dat geschorst is of aan wie het lidmaatschap is opgezegd, kan in beroep gaan bij de algemene vergadering; de termijn waarbinnen zo’n lid in beroep kan gaan, bedraagt vier weken.

16.2. De algemene vergadering moet binnen vier weken nadat het lid bij haar in beroep is gegaan een gemotiveerde uitspraak doen en die schriftelijk aan het lid meedelen.

Over het bestuur van de vereniging

17.1. De vereniging heeft een bestuur dat bij voorkeur uit zes en minimaal uit vier personen bestaat, maar ook als het aantal bestuursleden minder dan vier bedraagt, blijft het bestuur bevoegd; het bestuur moet dan wel binnen twee maanden nadat het aantal bestuursleden beneden het aantal van vier is gedaald een algemene vergadering bijeenroepen om in de vacature te voorzien.

17.2. De algemene vergadering kiest de bestuursleden uit de leden van de vereniging.

17.3. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. Zo mogelijk wijst het bestuur uit zijn midden ook een «event controller», een «facilitair/logistiek manager» en een «human resource manager» aan. De functie van penningmeester is niet met een andere functie verenigbaar.

17.4. De bestuursleden moeten meerderjarig zijn.

17.5. Het bestuur of ten minste vijf andere leden van de vereniging samen kunnen een kandidaat voor het bestuurslidmaatschap stellen; kandidaten moeten zich schriftelijk bereidverklaren.

17.6. Kandidaatstellingen door anderen dan bestuursleden moeten, met de bereidverklaring van die kandidaten, ten minste een week vóór de vergadering schriftelijk bij de secretaris van het bestuur ingediend worden.

Over het schorsen en ontslaan van bestuursleden

18.1. De algemene vergadering kan bestuursleden altijd schorsen of ontslaan.

18.2. Als schorsing van een bestuurslid niet binnen drie maanden door ontslag gevolgd wordt, eindigt die schorsing.

Over duur en einde van het bestuurslidmaatschap

19.1. De algemene vergadering benoemt de leden van het bestuur voor een periode van twee jaar; de leden van het bestuur zijn terstond herkiesbaar.

19.2. Het bestuurslidmaatschap eindigt:

  1. door ontslag door de algemene vergadering;
  2. door einde van het lidmaatschap van de vereniging;
  3. door ontslagneming door het bestuurslid zelf; als het bestuurslid ontslag neemt, moet hij een opzegtermijn van ten minste acht en twintig dagen inachtnemen.

19.3. Als het bestuurslidmaatschap eindigt door het verstrijken van de periode waarvoor het bestuurslid benoemd is, en als er dan nog geen opvolger is benoemd, blijft het bestuurslid nog in functie totdat de algemene vergadering in de vacature heeft voorzien of heeft besloten de vacature niet meer te vervullen, tenzij van dat bestuurslid redelijkerwijs niet gevergd kan worden zijn bestuurswerkzaamheden te moeten voortzetten.

Over vergadering en besluitvorming door het bestuur

20.1. Het bestuur vergadert zo vaak de voorzitter of twee andere bestuursleden dat willen, maar bij voorkeur eenmaal per maand.

20.2. De oproepingstermijn voor een bestuursvergadering is ten minste zeven dagen.

20.3. Het bestuur kan alleen maar besluiten nemen als ten minste twee/derde gedeelte van het aantal bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is.

20.4. Het bestuur neemt zijn besluiten met gewone meerderheid van stemmen.

20.5. Als de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Over beperking van de bestuursbevoegdheden

21.1. Zonder goedkeuring van de algemene vergadering mag het bestuur geen overeenkomsten aangaan tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, of overeenkomsten sluiten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenares verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor de schuld van een ander verbindt.

21.2. De vereniging zelf noch de derde kan zich op het ontbreken van de goedkeuring als bedoeld in lid 1 van dit artikel beroepen.

Over de taken van de bestuursleden

22.1. De taak van de voorzitter is:

  • toezicht houden op het handhaven van statuten en reglementen en op het uitvoeren van de besluiten van de vereniging;
  • het leiden van de vergaderingen van bestuur en leden.

22.2. De taak van de secretaris is:

  • het beheren van het archief van de vereniging;
  • het houden van de notulen van vergaderingen;
  • het verzorgen van de correspondentie van de vereniging;
  • het opstellen van het verslag van de gang van zaken binnen de vereniging elk jaar.

22.3. De taak van de penningmeester is:

  • het dagelijkse beheer van de geldmiddelen en het bijhouden van de financiële administratie van de vereniging;
  • het innen van vorderingen en het betalen van de schulden van de vereniging;
  • het opstellen van het financiële verslag elk jaar;
  • het opstellen van een begroting elk jaar.

22.4. De taak van de event controller is:

  • setting beheer;
  • plot realisatie;
  • terrein planning;
  • games operations.

22.5. De taak van de facilitair/logistiek manager is:

  • logistiek planning;
  • budget beheer;
  • contactpersoon externe leveranciers;
  • security/EHBO.

22.6. De taak van de human resource manager is:

  • vrijwilligers database beheer;
  • werving vrijwilligers;
  • contactpersoon vrijwilligers;
  • eindverantwoordelijk coördinatie vrijwilligers.

22.7. Het bestuur moet ervoor zorgen dat de algemene vergadering zich altijd op de hoogte kan stellen van de financiële toestand van de vereniging en van haar rechten en verplichtingen.

Over vertegenwoordiging

23.1. De vereniging kan, behalve door het voltallige bestuur, ook worden vertegenwoordigd door de voorzitter of penningmeester, samen met een tweede bestuurslid.

23.2. Het bestuur mag een of meer mede-bestuursleden een algehele of beperkte volmacht geven om de vereniging te vertegenwoordigen; zo’n volmacht moet schriftelijk gegeven worden. Een algemene volmacht zal het bestuur voor derden kenbaar moeten maken door publicatie in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel in de plaats waar de vereniging is ingeschreven.

23.3. Een lid mag een ander lid of het bestuur volmacht geven om hem op een algemene vergadering te vertegenwoordigen om daar namens hem het woord te voeren en te stemmen; zo’n volmacht moet schriftelijk gegeven worden; een lid kan slechts één ander lid vertegenwoordigen; het bestuur kan een onbeperkt aantal leden vertegenwoordigen.

Over het bijeenroepen van de algemene vergaderingen

24.1. Het bestuur roept de leden voor een algemene vergadering bijeen zo vaak het dat nodig vindt, maar ten minste tweemaal per jaar.

24.2. De oproeping voor elke vergadering moet ten minste veertien dagen vóór de vergadering gebeuren door de leden de agenda ter hand te stellen of toe te sturen naar hun post- of e-mailadressen.

24.3. Ieder lid heeft het recht om (op een vergadering) agendapunten aan de orde te stellen. Voor zover die onderwerpen niet schriftelijk (per post of e-mail) aan de leden zijn medegedeeld, zal de algemene vergadering besluiten of de onderwerpen als agendapunten zullen worden behandeld.

24.4. Voorzitter en secretaris van het bestuur treden als voorzitter en secretaris van de algemene vergadering op; als voorzitter of secretaris afwezig is, treedt een van de andere bestuursleden als voorzitter of secretaris op; kan ook op deze wijze geen voorzitter of secretaris worden gevonden, dan voorziet de algemene vergadering hierin zelf.

24.5. Als een/tiende gedeelte van het aantal leden daar om vraagt, moet het bestuur een algemene vergadering bijeenroepen; die leden moeten dat wèl schriftelijk doen en daarbij de reden voor zo’n vergadering opgeven; het bestuur moet zo’n vergadering dan binnen acht en twintig dagen na dat verzoek bijeenroepen; als het bestuur niet binnen die termijn aan dat verzoek gevolg heeft gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan op de in dit artikel bedoelde wijze òf door een advertentie in ten minste één veel gelezen landelijk dagblad; zo nodig voorziet de vergadering dan zelf in haar leiding en in het notuleren van het verloop van die vergadering.

24.6. Alleen leden hebben toegang tot de vergadering, tenzij de algemene vergadering besluit bepaalde andere personen die geen lid zijn, voor de vergadering uit te nodigen.

Over stemming en quorum tijdens de algemene vergaderingen

25.1. Alleen leden hebben stemrecht.

25.2. De algemene vergadering neemt, als deze statuten niet anders bepalen, haar besluiten met gewone meerderheid van stemmen.

25.3. De ledenvergadering kan alleen maar besluiten nemen als ten minste een/tiende gedeelte van het aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

25.4. Is op een algemene vergadering niet het vereiste aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd, dan kan ten minste veertien maar ten hoogste acht en twintig dagen daarna een nieuwe algemene vergadering bijeen geroepen worden, in welke vergadering ‑ ongeacht het aantal dan aanwezige of vertegenwoordigde leden ‑ over dezelfde onderwerpen als van de vorige vergadering besluiten kunnen worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde gedeelte van het aantal stemmen.

25.5. Stemmingen over personen moeten schriftelijk plaatsvinden, maar als niemand van de leden zich daartegen verzet, mag de vergadering haar besluit bij acclamatie nemen.

25.6. Bij staken van stemmen over personen anders dan bij verkiezingen, volgt een herstemming; als dan weer de stemmen staken, is het voorstel verworpen.

25.7. Het stemmen over personen bij verkiezingen moet gebeuren met een absolute meerderheid van stemmen; verwerft niemand over wie gestemd wordt de absolute meerderheid, dan moet herstemming plaatsvinden tussen de personen die de meeste stemmen behaalden en wel zo, dat het aantal personen over wie dan gestemd wordt altijd één meer bedraagt dan het aantal te vervullen vacatures; bij deze herstemming is de gewone meerderheid van stemmen beslissend.

25.8. Stemmingen over zaken gebeuren mondeling, tenzij het bestuur of de vergadering tot schriftelijke stemming besluit.

25.9. Bij staken van stemmen over zaken is het voorstel verworpen.

25.10 Blanco-stemmen en ongeldige stemmen tellen voor de besluitvorming niet mee.

25.11 Alle schriftelijke stemmingen moeten gebeuren met ongetekende, gesloten briefjes.

Over reglementen

26. Het bestuur stelt zo nodig reglementen vast voor zijn eigen werkzaamheden.

Over de jaarstukken

27.1. Binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar houdt de vereniging haar jaarvergadering.

27.2. Tijdens de jaarvergadering komen in ieder geval aan de orde:

  1. de jaarstukken;
  2. het verslag van de kascommissie en de benoeming van een nieuwe kascommissie;
  3. de voorziening in eventuele vacatures;
  4. de vaststelling van de contributie.

27.3. De jaarstukken bevatten in ieder geval: het jaarverslag van het bestuur, een balans, een overzicht van de ontvangsten en uitgaven, en een toelichting op die stukken.

27.4. De penningmeester legt in die vergadering rekening en verantwoording af over zijn financiële beheer; als de algemene vergadering de jaarstukken vastgesteld heeft, is de penningmeester gedechargeerd.

27.5. De algemene vergadering kan, voordat zij de jaarstukken goedkeurt, besluiten dat een accountant of andere deskundige die stukken controleert.

Over de begroting

28.1. Binnen drie maanden vóór elk boekjaar stelt het bestuur een begroting op voor het volgende kalenderjaar en stuurt die (per post of e-mail) naar de leden; die begroting moet zijn voorzien van een toelichting.

28.2. De algemene vergadering moet vóór het einde van het verenigingsjaar de door het bestuur opgestelde begroting goedkeuren.

Over commissies en werkgroepen

29.1. De algemene vergadering of het bestuur mogen commissies of werkgroepen instellen.

29.2. De algemene vergadering benoemt elk jaar een kascommissie van drie leden, die geen bestuurslid mogen zijn, om de rekening en verantwoording van het bestuur te onderzoeken; deze kascommissie brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen.

Over donateurs van de vereniging

30. Donateurs van de vereniging zijn natuurlijke personen of rechtspersonen die zich bereid hebben verklaard elk jaar een geldelijke bijdrage aan de vereniging te geven; de algemene vergadering zal elk jaar de minimale hoogte van die bijdrage vaststellen.

Over statutenwijziging en ontbinding van de vereniging

31.1. De algemene vergadering kan besluiten deze statuten te wijzigen of de vereniging te ontbinden; zo’n besluit kan zij alleen maar nemen in een daartoe bijeengeroepen algemene vergadering, waarin ten minste twee/derde gedeelte van het aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is, en met een meerderheid van ten minste twee/derde gedeelte van het aantal stemmen.

31.2. Als het in lid 1 van dit artikel bedoelde quorum niet aanwezig of vertegenwoordigd is, mag het bestuur besluiten op de hierboven genoemde wijze een nieuwe algemene vergadering bijeen te roepen, die ten minste veertien maar ten hoogste acht en twintig dagen na de eerste vergadering gehouden moet worden; in die tweede vergadering kan bedoeld besluit alleen worden genomen met algemene stemmen, ongeacht het aantal dan aanwezige en vertegenwoordigde leden.

31.3. Een vergadering als bedoeld in artikel 31.1. moet het bestuur ten minste een en twintig dagen tevoren bijeenroepen, met de mededeling dat in die vergadering wijzigingen van de statuten of ontbinding van de vereniging zal worden voorgesteld.

31.4. Het bestuur moet de tekst van de voorgestelde statutenwijziging ten minste veertien dagen vóór de vergadering aan de leden (per post of e-mail) toesturen of vanaf dat tijdstip op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen, een en ander tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.

Over de vereffening van het vermogen van de vereniging

32.1. Na het besluit tot ontbinding van de vereniging moet het bestuur als vereffenaar het vermogen van de vereniging vereffenen, tenzij de algemene vergadering daarvoor anderen heeft aangewezen.

32.2. De vereffening moet geschieden met inachtneming van de daaraan in artikel 2:23 a tot en met c van het Burgerlijk Wetboek gestelde eisen.

32.3. Aan een eventueel batig saldo bij de vereffening moet de algemene vergadering een bestemming geven, die zoveel mogelijk overeenkomt met het doel van de vereniging.

32.4. Na afloop van de vereffening moeten de jaarstukken en andere bescheiden van de ontbonden vereniging ten minste zeven jaar worden bewaard door degene, die daarvoor door de algemene vergadering is aangewezen; binnen acht dagen na afloop van de vereffening moet de bewaarder van zijn bewaarplicht opgave doen bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Het eerste bestuur van de vereniging

  • De eerste voorzitter van de vereniging is: M.E.M. Oosterman;
  • De eerste penningmeester van de vereniging is:  M.J. Rijnbeek;
  • De eerste secretaris van de vereniging is: G.L. Borms;
  • De eerste event controller van de vereniging is: W.P. van Laar.

Het adres van de vereniging

Het adres van de vereniging is: Kerkstraat 7-A, 3581 RA in Utrecht.

Het slot van deze akte

De identiteit van de verschenen personen heb ik (notaris) vastgesteld aan de hand van hun identiteitsbewijs, zodat zij mij bekend zijn.

Ik heb de verschenen personen de inhoud van deze akte uitgelegd, een toelichting gegeven en gewezen op de gevolgen die de inhoud met zich meebrengt. Zij hebben verklaard dat zij een concept van deze akte hebben gelezen, de inhoud kennen en daarmee instemmen.

Nadat ik de akte gedeeltelijk heb voorgelezen hebben de verschenen personen en ik de akte ondertekend. Het origineel van deze akte zal op mijn kantoor blijven. De akte is verleden in Utrecht op de datum die ik in het begin van deze akte vermeld heb.