Huishoudelijk regelement

Opmerking

Het huishoudelijke reglement (HR) is gebaseerd op de bestaande statuten. Na 20 september komen er nieuwe algemene voorwaarden en na 4 oktober nieuwe statuten. De nieuwe algemene voorwaarden zullen tot die tijd leidend zijn over het HR heen. Op de november ALV word het nieuwe HR gepresenteerd.


HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR LARP-VERENIGING: VORTEX ADVENTURES

  1. Algemeen

1.1 Verklaring van termen

 

ALV Algemene Ledenvergadering
Bestuur het bestuur van VA of een hierdoor bevoegd persoon
Buitengewone leden statutair bijzondere leden, welke op een VA-evenement aanwezig zijn ten behoeve van de organisatie, maar niet deelnemen aan het spel
Downtime de tijd tussen VA-evenementen in, alsmede de tijd gedurende een VA-evenement waarin geen spelactiviteiten plaatsvinden
Ereleden leden welke geen contributie behoeven te betalen in verband met voorgaande diensten welke aan de vereniging Vortex Adventures zijn geleverd
Evenementsleden statutair bijzondere leden, welke slechts voor de duur van een evenement lid zijn van de vereniging Vortex Adventures
Event Control Hoofd spelleiding VA
FLM Facilitair Logistiek Manager
Hij hij of zij
HRM Human Resource Manager
LARP Live Action Roleplay
Leden statutaire leden, welke tot wederopzegging lid zijn van de vereniging Vortex Adventures en de daaruit voortvloeiende rechten en plichten hebben
NPC Non-Playing Character (monster, figurant)
OC Out of Character
Organisatie diegenen die door de ALV of het bestuur van VA zijn bevoegd
Ouders ouder(s), verzorger(s) en/of voogd(en)
PLIN Player Identification Number (spelersnummer)
Spelleiding deelnemers welke tijdens een VA-evenement de verhaallijnen begeleiden en beoordelen; spelleiders worden gezien als deelnemende aan het spel
VA vereniging Vortex Adventures
VA-evenement grootschalig evenement dat onder toezicht van het bestuur georganiseerd wordt – Summoningdag, Moots, Summoning

 

1.2 Men wordt lid van VA door het betreffende inschrijvingsformulier ingevuld en ondertekend toe te doen komen aan de secretaris van de vereniging. Lidmaatschap gaat in vanaf het moment dat zowel het inschrijvingsformulier als de contributie voor dat jaar ontvangen zijn door VA. Ongeacht het moment in het verenigingsjaar waarop men lid wordt, is voor dat verenigingsjaar de gehele contributie verschuldigd.

1.3 Ieder lid van VA wordt geacht op de hoogte te zijn van dit huishoudelijk reglement. De Nederlandse wetgeving prevaleert over dit huishoudelijk reglement. Tevens prevaleert, tijdens VA-evenementen, de regelgeving van het gebruikte terrein over dit huishoudelijk reglement. Iedere deelnemer wordt geacht zichzelf in kennis te stellen van de geldende regels op het terrein.

1.4 Beslissingen van het bestuur zijn bindend, tenzij deze in strijd zijn met de Nederlandse wetgeving. Tijdens VA-evenementen zijn beslissingen van de betreffende terreinbeheerders tevens bindend, tenzij deze in strijd zijn met de Nederlandse wetgeving.

1.5 Bij overtreding tijdens VA-evenementen van de Nederlandse wetgeving met betrekking tot, onder andere, maar niet uitsluitend, fysiek geweld, discriminatie, drugs, drank en onzedelijk gedrag zal aangifte worden gedaan bij de betreffende officiële instanties. Verder worden deelnemers geacht de algemene waarden en normen te respecteren. Het bestuur behoudt zich het recht voor om te bepalen of deelnemers aan VA-evenementen zich zijner inziens aan deze waarden en normen houden. Wanneer het bestuur van mening is dat dit niet het geval is, dan houdt VA zich het recht voor deze persoon zonder verdere opgaaf van redenen de verdere toegang tot het evenement ontzeggen.

 

  1. Deelname VA-evenementen

2.1 Eenieder die deelneemt aan de organisatie of het spel tijdens een VA-evenement is verplicht lid te zijn van VA. Deelnemers die geen vast lid van VA willen worden, kunnen voor de duur van het evenement een buitengewoon lidmaatschap (voor diegenen welke op een evenement aanwezig zijn ten behoeve van de organisatie, maar niet deelnemen aan het spel) of evenementlidmaatschap (voor anderen) verkrijgen.

2.2 Eenieder dient, vóór deelname aan een VA-evenement, zich te melden bij de informatiebalie om zich voor dat evenement in te schrijven, dan wel om een reeds verstuurde inschrijving te bevestigen. Eventueel nog verschuldigde bedragen voor deelname of lidmaatschap dienen op dat moment voldaan te worden.

2.3 Het bestuur houdt zich het recht voor eenieder toegang te weigeren tot de evenementen van VA, zonder verdere opgaaf van reden. Eveneens behoudt het bestuur zich het recht voor eenieder tijdens een evenement verdere deelname te ontzeggen. In laatstgenoemde geval zal geen restitutie plaats vinden van het deelname- of lidmaatschapsgeld. Eventueel reeds vooruit betaalde evenementen zullen wel worden terugbetaald.

2.4 Elke deelnemer is verplicht om, bij de inschrijving voor elk VA-evenement, een getekende medische verklaring en de zogenoemde “eigenverklaring” in te leveren bij de informatiebalie. Elke deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de aanlevering van deze gegevens aan VA. Door het ondertekenen van de “eigenverklaring” verklaart de deelnemer bekend te zijn en akkoord te gaan met dit huishoudelijk reglement.

2.5 VA is niet verantwoordelijk voor geestelijke, lichamelijke of emotionele schade opgelopen tijdens VA-evenementen.

 

  1. Calamiteiten

3.1 In het geval van calamiteiten dient altijd het bestuur geïnformeerd en geraadpleegd te worden. Het bestuur draagt zorg voor diverse veiligheidsvoorzieningen, zoals EHBO, beveiliging, brandblusmiddelen, vervoer van zieken en communicatiemiddelen. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid voor calamiteiten en eventuele gevolgen daarvan.

3.2 Het bestuur zal zorg dragen voor een noodplan. Een uittreksel hiervan ligt ter inzage in de informatiebalie. Het noodplan voorziet in procedures waarop teruggevallen wordt in geval van een noodsituatie. Het bestuur van VA kan een noodsituatie afkondigen indien het bestuur dit nodig acht.

3.3 Wanneer een noodsituatie afgekondigd is, zullen spelleiders het bestuur ten dienste staan om de betreffende situatie in goede banen te leiden. Zij worden dus geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van het noodplan.

 

  1. Veiligheid

4.1 Alle deelnemers aan VA-evenementen dienen ervan op de hoogte te zijn dat er bij LARP speciaal vervaardigde wapens worden gebruikt en dat zij dus ook direct met deze wapens te maken krijgen. Elke deelnemer van een VA-evenement accepteert het risico dat hij door een dergelijk wapen getroffen kan worden. Deelname aan een VA-evenement geschiedt altijd op eigen risico.

4.2 Het bestuur zal tijdens het evenement toezicht houden op de veiligheid. Eenieder dient de aanwijzingen, ten aanzien van veiligheid, van het bestuur direct op te volgen. Het bestuur is bevoegd deze verantwoordelijkheid te delegeren naar derden binnen de organisatie.

4.3 Tijdens een VA-evenement worden de regels ten aanzien van open vuur, vuurwerk en pyrotechniek vastgesteld door het bestuur, in samenspraak met de terreinbeheerder. Eenieder is verantwoordelijk om zichzelf te informeren over de geldende regels van dat moment. De regels van publieke autoriteiten (politie, brandweer) dienen altijd te worden nageleefd.

 

  1. Wapens, bepantsering en diversen

5.1 Alle LARP-wapens en schilden, die het evenemententerrein mee worden opgenomen, dienen voor aanvang van het evenement door de organisatie te worden gekeurd aangaande veiligheid.

5.2 VA houdt zich het recht voor om potentieel gevaarlijke objecten, waaronder tevens harde bepantsering, aan een keuring te onderwerpen. Hierbij wordt per voorwerp gekeken naar de functie en veiligheid. Wanneer een deelnemer twijfelt omtrent de veiligheid van een pantser of ander voorwerp, dient hij hierover contact op te nemen met de organisatie.

5.3 Indien een wapen, schild of ander voorwerp wordt afgekeurd, houdt VA zich het recht voor dit in te nemen voor de duur van het evenement of van het evenemententerrein te (laten) verwijderen. Veiligheidshalve ingenomen voorwerpen kunnen na afloop van het evenement weer worden opgehaald bij de organisatie. Voorwerpen die niet worden opgehaald worden beschouwd als gevonden voorwerpen.

5.4 Deelnemers aan VA-evenementen worden geacht op de hoogte te zijn van de geldende regels met betrekking tot “veilig vechten” en deze tijdens het gehele evenement toe te passen. Deze regels zijn tijdens het evenement voortdurend van toepassing (ook op OC-gebied en/of in downtime). Bij aanvang van het evenement zal door de organisatie uitleg worden gegeven over de op dat moment geldende regels met betrekking tot “veilig vechten” en de toepassing hiervan. Het is de verantwoordelijkheid van elke deelnemer om deze uitleg bij te wonen, of ervoor te zorgen dat hij anderszins op de hoogte is van deze regels. Bij overtreding van deze regels houdt het bestuur zich het recht voor om personen uit te sluiten van verdere deelname aan het evenement.

5.5 Het is deelnemers verboden om echte slag-, steek-, snij- of vuurwapens het spelterrein mee op te nemen, zelfs wanneer deze bij de Wet wapens en munitie of enige onderhavige regeling niet verboden zijn. Hieronder begrepen, maar niet uitsluitend: vlindermessen, stilettomessen, (metalen) zwaarden, nunchakus en vechtstokken. Potentieel gevaarlijke voorwerpen die niet onder de Wet wapens en munitie vallen kunnen in uitzonderlijke gevallen door het bestuur worden toegestaan onder door het bestuur te bepalen voorwaarden.

5.6 Deelnemers mogen geen huisdieren meenemen naar evenementen. In overleg met het bestuur kunnen, onder eventuele voorwaarden, uitzonderingen hierop gemaakt worden.

 

  1. Minderjarigen

6.1 Ten aanzien van de deelname aan VA-evenementen door minderjarigen gelden bijzondere regels. Zie hiervoor tevens het ALV-besluit “Minderjarigen”, te vinden op de website van VA.

6.2 Personen jonger dan 16 jaar oud mogen slechts op VA-evenementen aanwezig zijn indien er tevens een volwassen begeleider aanwezig is, welke op de hoogte is van de risico’s die bij het spel horen. Deze begeleider moet een ouder van de minderjarige zijn, of schriftelijk door de ouders van de minderjarige gemachtigd zijn de minderjarige te begeleiden. De begeleider draagt verantwoordelijkheid voor het geestelijke en lichamelijke welzijn van de minderjarige.

6.3 Voor alle personen onder de 18 jaar oud dient er, tijdens de inschrijving, een getekende verklaring van de ouders te worden afgegeven dat deze akkoord gaan met aanwezigheid op, dan wel deelname aan, dat evenement door de minderjarige. Voor zover van toepassing, dienen op deze verklaring ook de gegevens en handtekening van de volwassen begeleider te zijn gezet.

6.4 NPC’s en personen met een organisatorische functie op een evenement kunnen geen verantwoordelijke begeleider zijn van kinderen van 12 jaar oud of jonger, tenzij het bestuur na overleg anderszins beslist.

6.5 Personen van 12 jaar oud of jonger mogen slechts aanwezig zijn als toeschouwer. Vanaf een leeftijd van 13 jaar mogen leden deelnemen aan het spel, met een eigen personage. Deelnemers van 13 tot 15 jaar oud mogen echter alleen vechten met deelnemers uit dezelfde leeftijdscategorie, en dienen zich veiligheidshalve te verwijderen uit situaties waar oudere deelnemers in gevecht raken.

 

  1. Schade en/of letsel

7.1 Eenieder die zichzelf of een ander bewust tijdens het evenement in gevaar brengt zal de toegang tot het evenement worden ontzegd. Eventueel letsel en/of schade zal worden verhaald op de WA-verzekering van de veroorzaker, of op de veroorzaker zelf.

7.2 Schade aan eigendommen van organisatie en/of spelers, alsmede eigendommen van derden die in bruikleen zijn van organisatie en/of spelers, en die niet kan worden verhaald bij de WA-verzekering van de veroorzaker, zal op de veroorzaker zelf worden verhaald. In deze wordt verlies ook aangemerkt als zijnde schade.

7.3 Van eenieder die de goede naam van de vereniging of LARP in het algemeen schade toebrengt, zulks ter beoordeling aan bestuur, kan door het bestuur het lidmaatschap opgezegd of geschorst worden.

 

  1. Verenigingseigendommen

8.1 Leden kunnen, tegen een vergoeding zoals vastgesteld door het bestuur, gebruik maken van materialen van VA buiten de evenementen om. Hiertoe dienen zij, ten minste 4 weken vooraf, contact op te nemen met de FLM. Er is een standaard bruikleenovereenkomst welke door de partijen ondertekend dient te worden. In deze overeenkomst staan de bepalingen ten aanzien van bruikleen van verenigingseigendommen opgetekend.

 

  1. Vrijwilligersbeleid

9.1 Vrijwilligers anders dan de vaste organisatie zullen per evenement een schriftelijke verklaring ondertekenen waarin hun rechten en plichten vastgelegd worden. De HRM administreert de gegevens van vrijwilligers op een evenement.

9.2 Het bestuur behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van reden vrijwilligers te weigeren voor organisatorische of andere functies.

 

  1. Declaraties

10.1 Declaraties dienen vooraf aangekondigd te worden aan het verantwoordelijke bestuurslid. Deze zal de penningmeester om goedkeuring verzoeken. Zonder deze goedkeuring van de penningmeester behoudt VA zich het recht voor de declaratie niet in behandeling te nemen. Declaraties dienen zo spoedig mogelijk na het maken van betreffende kosten ingediend te worden bij het betreffende bestuurslid, of bij de penningmeester. Declaraties aangaande een periode waarvan het boekjaar reeds is afgesloten, worden in beginsel niet meer in behandeling genomen.

 

  1. Gevonden voorwerpen

11.1 VA bewaart gevonden voorwerpen voor de duur van 1 jaar en 1 dag, voor zover dit redelijkerwijs van VA verwacht kan worden. Indien zich geen eigenaar voor een voorwerp meldt, wordt deze opgenomen in de inboedel van VA, vernietigd of weggegeven.

11.2 Gevonden voorwerpen worden naar het eerste daarop volgende VA-evenement meegenomen, en zijn dan af te halen bij de informatiebalie. Daarna worden voorwerpen alleen na overleg met de FLM meegenomen.

 

  1. Spelregels

12.1 Op de evenementen van VA is steeds de meest recente editie van de spelregels van kracht. De meest recente versie van de spelregels wordt tijdens het evenement ter inzage aangeboden bij de informatiebalie. Iedere deelnemer wordt geacht op de hoogte te zijn van de meest recente spelregels zoals deze in de betreffende documenten beschreven staan.

12.2 Omdat een groot gedeelte van het spel en de spelregels gebaseerd is op het vertrouwen van de organisatie in de eerlijkheid van de deelnemers, wordt het (opzettelijk) niet naleven van de spelregels als zeer ernstig beschouwd. Bij een eerste constatering zal direct een mondelinge waarschuwing worden gegeven door de spelleiding en zal deze waarschuwing worden opgenomen in de administratie. Binnen twee maanden zal de waarschuwing schriftelijk bevestigd worden. Bij herhaalde constatering zal de deelnemer door de spelleiding van direct voorlopig van verdere deelname aan het spel worden uitgesloten. Vervolgens kan het bestuur besluiten de deelnemer verdere deelname aan het evenement te ontzeggen, en/of zijn lidmaatschap van de vereniging te schorsen of beëindigen.

 

  1. “Sanction”-beleid

13.1 Evenementen anders dan VA-evenementen, maar welke wel worden gespeeld in de spelwereld van VA, kunnen worden “gesanctioned”. Dit houdt in dat VA de gebeurtenissen die tijdens deze evenementen plaatsvinden, meeneemt in haar eigen evenementen wat betreft administratie, plotlijnen, spelwereld, spelinvloeden of op enige andere manier. Deze behandeling kan schriftelijk worden aangevraagd bij Event Control, minimaal vier weken voordat betreffend evenement plaatsvindt, met inlevering van de geplande verhaallijn(en). VA behoudt zich het recht voor een geldelijke vergoeding te vragen voor deze behandeling.

13.2 VA kan, in overleg met de organiserende partij van een ander LARP-evenement, helpen met administratie, logistiek en kostumering van het evenement, indien van toepassing en in zoverre dit door VA mogelijk wordt geacht.

 

  1. Downtime beleid

14.1 Spel en activiteiten welke niet meegenomen zijn in de administratie en in downtime plaatsvinden worden niet door VA gebruikt (of meegenomen) in haar spelwereld, of in enige andere vorm.

 

  1. Stemrecht

15.1 Het stemrecht van verenigingsleden onder de 12 jaar zal door de ouders worden uitgesproken.

 

  1. Klachtenprocedure

16.1 De klachtenprocedure is te downloaden vanaf de website. Klachten dienen volgens deze procedure kenbaar gemaakt te worden om een goede afhandeling te garanderen.

 

  1. Vergaderprotocol ALV

17.1 Leden kunnen tot twee weken voor een ALV agendapunten en te behandelen stukken schriftelijk of per e-mail indienen bij de secretaris. Deze zullen door de secretaris aan de agenda worden toegevoegd.

17.2 De definitieve agenda zal één week voor aanvang van de ALV naar de leden worden verzonden. De agenda zal ook op de website ter inzage worden geplaatst. Stukken waarover gestemd wordt zullen met de agenda worden meegestuurd naar de leden, zodat deze zich kunnen inlezen in datgene waarover wordt gestemd.

17.3 Leden dienen zich bij aankomst bij de secretaris te melden en te worden geregistreerd. Wanneer men de ALV voortijdig verlaat dient men dit aan de secretaris te melden.

17.4 Machtigingen dienen voor aanvang van de ALV bij de secretaris ingeleverd en geregistreerd te worden.

17.5 Per agendapunt zal geopend en gesloten worden; wanneer een punt gesloten is, wordt hier niet op teruggegrepen.

17.6 Wanneer iemand het woord wil nemen, dan steekt hij zijn hand op. Pas na aangewezen te zijn door de voorzitter neemt men het woord, te beginnen met het noemen van zijn naam.

17.7 Leden dienen op constructieve wijze bijdrage te leveren aan de ALV. Wanneer iemand zich niet beschaafd gedraagt, zich niet houdt aan de algemene normen en waarden of zeer slechte sociale vaardigheden hanteert zal hij gemaand worden het gedrag te verbeteren of eventueel geschorst worden als lid. Tijdens de ALV is het wenselijk dat er naar feiten gekeken wordt en mensen niet persoonlijk aangevallen worden.

17.8 Tijdens de vergadering wordt er niet gerookt, daar dit in openbare ruimte plaatsvindt.

17.9 Wanneer bij een stemming het merendeel van de ALV duidelijk maakt ergens voor of tegen te zijn, kan de motie aangenomen worden zonder alle stemmen daadwerkelijk te tellen. In dit geval moet het wel zeer duidelijk zijn dat het merendeel daadwerkelijk achter de beslissing staat, bijvoorbeeld door handopsteking.

 

  1. Buitengewone leden

18.1 Het bestuur behoudt zich het recht voor om buitengewone leden aan te stellen. Deze leden zullen geen contributie betalen, noch stemrecht hebben tijdens de ALV. Deze leden kunnen wel op VA-evenementen aanwezig zijn en zullen daar dan een specifieke taak uitvoeren. Hieronder kunnen bijvoorbeeld de EHBO, catering en beveiliging vallen.

18.2 Niettegenstaande hetgene in punt 18.1 staat, behoudt het bestuur zich het recht voor om de kenmerken van de relatie tussen de vereniging en buitengewone leden te wijzigen.

18.3 Ereleden zijn leden die door de ALV als zodanig zijn aangewezen als beloning voor bewezen diensten. Ereleden zijn vrijgesteld van betaling van contributie maar hebben verder dezelfde rechten en plichten als gewone leden.

 

Aldus opgemaakt d.d. 26 maart 2011 te Utrecht