Bestuurstaken

Het bestuur van Vortex Adventures bestaat uit de volgende personen:

Voorzitter – Marnix

  • Toezicht houden op het handhaven van statuten en reglementen en op het uitvoeren van de besluiten van de vereniging;
  • Het leiden van de vergaderingen van bestuur en leden.

Secretaris – Ralph

  • Het beheren van het archief van de vereniging;
  • Het houden van de notulen van vergaderingen;
  • Het verzorgen van de correspondentie van de vereniging;
  • Het opstellen van het verslag van de gang van zaken binnen de vereniging elk jaar.

Penningmeester – Mila

  • Het dagelijkse beheer van de geldmiddelen en het bijhouden van de financiële administratie van de vereniging;
  • Het innen van vorderingen en het betalen van de schulden van de vereniging;
  • Het opstellen van het financiële verslag;
  • Het opstellen van een begroting.

Facilitair Logistiek Manager (FLM) – Selina

  • Logistiek planning;
  • Budgetbeheer;
  • Contactpersoon externe leveranciers;
  • Verantwoordelijk voor security en EHBO.

Event Controle (EC) – Yuri

  • Settingbeheer;
  • Plot schrijven;
  • Terreinplanning;
  • Games operations;
  • Aansturing van algemene-  en groepsspelleiding.

Human Resource Manager (HRM) – Anne

  • Verantwoordelijk voor werven van vrijwilligers
  • Aanspreekpunt voor Bootcamp & andere initiatieven voor nieuwe spelers

Ons Bestuur & WBTR-wetgeving

 Wat is een goed bestuur?

Goed bestuur wil zeggen dat je altijd oog houdt voor het belang van de vereniging. In alles wat je als bestuur doet. En dat de leden ervan op aan kunnen dat het op een goede en nette manier gebeurt. Kernwoord hiervan is dus samenwerken. Dat doe je samen met je medebestuursleden. Want daar kunnen wij samen, en ieder op zich, op worden aangesproken. Want als bestuur heb je een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Dat houdt in dat je elkaar goed informeert en betrekt bij de onderwerpen die bestuurlijk aan de orde zijn. Om te voldoen op het onderwerp ‘Goed bestuur’ hebben wij negen kernwaardes op basis waarvan wij handelen.

Integriteit Bestuurders dienen eerlijk en oprecht te zijn
Focus Alle beslissingen moeten in het belang van de vereniging zijn
Risicobeheersing Het bestuur kijkt naar de korte- en lange-termijnpositie van de vereniging en voert vanuit dat perspectief actief (financieel) beleid om risico’s te beheersen. 
Collegialiteit Bestuurders zijn gemeenschappelijk verantwoordelijk voor goed bestuur; het is dus van belang elkaar goed te informeren en te betrekken bij alle onderwerpen en elkaar tijdig en volledig te informeren.
Responsiviteit Als bestuurder moet je bereikbaar zijn voor je medebestuurders, leden en andere relaties van de vereniging. 
Democratie Besluitvorming vindt plaats volgens de wet, de statuten, interne reglementen en afspraken.
Effectiviteit Inspanningen en uitgaven binnen de vereniging dragen daadwerkelijk bij aan de realisatie van de doelstelling van de vereniging.

Deze kernwaarden komen als volgend terug in onze bestuur afspraken:

  • Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
  • Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van elke bestuurslid. We maken afspraken over de onderlinge werkzaamheden of taakgebieden van de bestuurders en maak die ook duidelijk binnen de vereniging.
  • Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
  • Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
  • Wij laten de leden jaarlijks de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
  • Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
  • Bij uitgaven boven € 500 of bij het aangaan van een financiële verplichting op lange termijn, vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
  • In dat geval kan gemakkelijk sprake zijn van tegenstrijdig belang. Indien er een privébelang afspeelt tussen de leverancier en een bestuurslid, dan kan desbetreffende bestuurslid niet mee doen met de stemming over de opdracht. Zo willen we voorkomen de zogenaamde vriendjespolitiek binnen de vereniging.
  • Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuur bijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en indien nodig inzichtelijk gemaakt aan de leden.
  • Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen. Al is dat via jaarrekening, jaarverslag of tijdens ALV.
  • Wij evalueren de gemaakte afspraken regelmatig op relevantie en actualiteit. Zo nodig passen wij de afspraken aan.

 

Aansprakelijkheid van bestuursleden

Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

  • Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven. Maar wel met elkaar in gesprek blijven en blijven samenwerken.
  • Dat we handelen volgens, in overeenstemming met de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
  • Wij voldoen aan de administratieplichten. Alle juridische entiteiten hebben verplichtingen richting belastingdienst.
  • Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
  • Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
  • Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over de financiële toestand van de vereniging, de andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben, de (onderlinge) werkafspraken, de afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
  • Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij dat het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd, uitschrijving bij de Kamer van Koophandel, verlenen van de decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging, een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
  • Met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.

Bestuur en Tegenstrijdig Belang

Tegenstrijdig belang speelt een rol als je als bestuurder een direct of indirect persoonlijk belang hebt bij een bepaald beslissing. Denk aan de situatie waarbij je naast bestuurslid ook een ondernemer bent en je moet besluiten over een aankoop door de vereniging bij jouw eigen bedrijf. Of je gaat iets kopen bij een familielid van je, of bij een zeer goede bekende van je.  Je moet kiezen tussen dat eigen belang en het verenigingsbelang, noemt de wet dat tegenstrijdig belang. Het is noodzakelijk dat elk bestuurslid en het bestuur als geheel situaties van tegenstrijdig belang herkent en ernaar handelt. Binnen ons bestuur regelen we het zo:

  • Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden
  • Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
  • Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
  • Als sprake is van een tegenstrijdig belang mag een bestuurder niet deelnemen aan besprekingen of besluitvorming over dat onderwerp.
  • Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwezen naar de Algemene Ledenvergadering .
  • Wij spreken af deze afspraken minstens éénmaal per jaar te controleren op actualiteit.

Meervoudig stemrecht

  • Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing. Als bestuur niet tot een gezamenlijk besluit kan komen. Dan zal deze worden neergelegd op de ALV.

Toezicht

  • Wij hebben alleen bestuur en geen Raad van Toezicht
  • De Raad van Advies (RvA) adviseert het bestuur, gevraagd of ongevraagd, over de gang van zaken binnen de vereniging. Daarnaast helpt de RvA indien mogelijk het bestuur met het nemen van moeilijke beslissingen. Een Raad van Advies, welke bestaat uit oud-bestuursleden of personen uit het werkveld die niet actief bij de vereniging zijn betrokken. De leden worden door het bestuur benoemd. De aanstellingstermijn voor leden van de Raad van Advies is onbepaald.
  • De kascommissie controleert het financieel jaarverslag. De kascommissie zal in haar onderzoek meestal naar de volgende zaken kijken zoals controle uitvoeren van de inkomsten en uitgaven van de vereniging en controle van het financieel verslag en de begroting. De algemene ledenvergadering de KCC om advies kan vragen maar dat het de ledenvergadering is die al dan niet decharge verleent;

Bindende Voordracht

  • Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder. Onze vereniging kent geen bindende voordracht

Raadgevende stem

  • Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.
  • Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
  • Wij spreken af deze afspraak jaarlijks te bekijken om te zien of dit allemaal gebeurt zoals we hebben afgesproken.